As regras de faturação certificada em Portugal têm mudado de forma gradual nos últimos anos — ATCUD, QR code, comunicação de séries à Autoridade Tributária, requisitos de certificação de software. Para uma clínica sem departamento financeiro dedicado, é fácil perder o fio à meada de qual é a regra atual e qual já está em vigor.
Este artigo não substitui o teu contabilista — é uma lista de verificação prática do que rever antes que uma alteração te apanhe desprevenido. Confirma sempre os prazos e obrigações concretas com o teu contabilista ou com o Portal das Finanças, já que estas regras têm sido ajustadas com alguma frequência.
O Que Rever na Faturação da Clínica
1. O Software Está Certificado e Atualizado?
Software de faturação certificado precisa de manter o número de certificado válido junto da AT, e os fornecedores atualizam periodicamente as versões certificadas. Confirma junto do fornecedor que estás na versão certificada em vigor — usar uma versão desatualizada pode invalidar a certificação sem que a clínica perceba de imediato.
2. ATCUD e QR Code em Todos os Documentos
Faturas, recibos e outros documentos fiscalmente relevantes precisam de incluir o código único do documento (ATCUD) e o QR code correspondente. Vale a pena verificar periodicamente uma fatura real emitida pela clínica para confirmar que ambos aparecem corretamente formatados — pequenos erros de configuração no software passam despercebidos até uma inspeção ou reclamação de um cliente.
3. Séries Documentais Comunicadas à AT
Cada série de faturação (por ano, por tipo de documento) precisa de ser comunicada previamente à Autoridade Tributária para obter o código de validação da série. No início de cada ano civil, é um bom hábito confirmar que as novas séries já foram comunicadas antes de emitir o primeiro documento.
4. Dados do Paciente na Fatura — Cuidado com o RGPD
Faturas que identificam o serviço prestado (ex: "consulta de psicologia") associam uma pessoa a um tipo de cuidado de saúde — o que as torna dados sensíveis para efeitos de RGPD, não só documentos fiscais. Vale a pena rever quem, dentro da equipa, tem acesso ao histórico de faturação e porquê.
5. Comunicação de Faturas em SAF-T
A obrigação de comunicação de documentos à AT (através do ficheiro SAF-T ou por outras vias eletrónicas, consoante o regime aplicável à clínica) tem prazos próprios. Confirma com o teu contabilista se o software usado gera este ficheiro automaticamente e se o processo de submissão está a decorrer sem falhas — é fácil um erro passar despercebido durante meses se ninguém verificar.
Um Hábito Simples: Revisão Trimestral
Em vez de esperar por uma inspeção ou por um aviso do contabilista, marca uma revisão trimestral destes cinco pontos na agenda da clínica. É mais barato corrigir um pequeno desvio a tempo do que descobrir um problema acumulado de meses no fim do ano.